TOUT CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR AU SUJET DES SYSTÈMES ERP

POURQUOI UN ERP EST IMPORTANT POUR LES PME?

À l’ère du numérique, les entreprises sont soumises à une pression croissante pour demeurer compétitives et s’imposer sur le marché. Les progiciels de gestion intégrés (PGI ou ERP) peuvent être particulièrement bénéfiques pour les petites et moyennes entreprises (PME), qui accèdent ainsi à des outils sophistiqués pour lesquels elles n’auraient peut-être pas eu le budget ou les capacités nécessaires.

Avec l’émergence des entreprises internationales et du commerce électronique, les PME sont amenées à optimiser leurs opérations et à répondre à l’évolution des attentes de leur clientèle.

Voici quelques-uns des avantages qu’offre l’implantation d’un logiciel ERP :

1. Réduction des coûts : Les systèmes ERP permettent aux entreprises de simplifier leurs opérations, d’automatiser les fonctions opérationnelles et de réduire les coûts du travail manuel. Il en résulte une réduction des erreurs et une plus grande précision des données, ainsi qu’une réduction des dépenses administratives liées à la gestion de plusieurs applications logicielles.
2. Efficacité opérationnelle : Les logiciels ERP permettent de mieux comprendre les opérations d’une organisation, ce qui facilite pour les PME l’identification des domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. En définissant les principaux processus d’affaires et les activités de flux de travail au sein des départements de l’entreprise, un système de planification des ressources de l’entreprise contribue à rendre les opérations plus efficaces et plus productives en automatisant les tâches fastidieuses telles que la saisie de données.
3. Service à la clientèle amélioré : La plupart des systèmes ERP aident les PME à offrir une meilleure expérience client en permettant un accès intégré à toutes les données relatives aux clients dans une plateforme unique. Les entreprises peuvent ainsi répondre plus rapidement et plus précisément aux besoins des clients, ce qui augmente la satisfaction et la fidélité envers la marque.
4. Une plus grande évolutivité : les systèmes ERP peuvent être facilement personnalisés pour répondre aux besoins uniques d'une PME, ce qui permet aux entreprises d'étendre plus facilement leurs opérations commerciales au fur et à mesure de leur croissance. Cela élimine le besoin de remplacer les logiciels existants par de nouvelles applications à mesure que l'entreprise étend ses opérations ou ajoute de nouveaux produits ou services.
5. Conformité automatisée : En automatisant les tâches complexes liées à la conformité, telles que le suivi des informations financières et fiscales, un logiciel ERP aide les PME à respecter les exigences réglementaires. Cela permet de réduire le risque de pénalités ou d’amendes dues à la non-conformité et d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
6. Sécurité des données rehaussée : Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise offrent un environnement sécurisé pour le stockage et la gestion des informations sensibles des clients, qui réduisent les risques de vol de données ou d’autres atteintes à la sécurité. Les entreprises peuvent également mieux suivre les activités des utilisateurs afin de détecter les menaces potentielles ou les utilisations abusives du système.
7. Prise de décision éclairée : Grâce à des outils d’analyse en temps réel qui leur permettent de mieux comprendre leurs activités, les PME peuvent prendre des décisions plus éclairées qui ont un impact positif sur leur rendement. En ayant accès à une gestion des données actualisée et précise, les gestionnaires bénéficient de nouvelles perspectives qui les aident à prendre des décisions éclairées pour faire progresser l’entreprise.
8. Meilleure collaboration : Grâce à une plateforme unique de partage des données et de collaboration, les équipes peuvent plus aisément collaborer et être sur la même longueur d’onde. La mauvaise communication entre les services s’en trouve réduite, d’où une amélioration de la productivité et une meilleure dynamique d’équipe.

En somme, les logiciels de planification des ressources d’entreprise offrent de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises, leur permettant de rester compétitives dans le paysage numérique d’aujourd’hui.

6 SIGNES QUE VOTRE ENTREPRISE A BESOIN D'UN LOGICIEL ERP

Lorsqu’une entreprise atteint une certaine envergure, il peut s’avérer difficile de la gérer avec des feuilles de calcul et des processus manuels. Certaines entreprises peuvent remarquer les signes avant-coureurs indiquant qu’un logiciel ERP pourrait les aider à rendre leurs opérations plus efficaces et à gagner du temps.

En voici quelques-uns :

1. Vos employés utilisent des logiciels différents pour effectuer les mêmes tâches : Des irrégularités et un manque d’efficacité peuvent survenir lorsque différents départements ou employés utilisent différents logiciels. Il est alors difficile pour l’entreprise d’avoir une vision unifiée de ses opérations. Ce manque de visibilité entrave la prise de décision et peut affecter les bénéfices.
2. Vous avez besoin d'un meilleur contrôle des stocks : Le contrôle des stocks est une fonction essentielle de toute entreprise qui doit être gérée avec précision. Sans logiciel de planification des ressources de l’entreprise, il peut être difficile de contrôler et de gérer les niveaux de stock de la manière la plus efficace possible. Un manque de visibilité sur les niveaux de stock peut entraîner des surstockages ou des ruptures de stock, et donc des pertes de revenus pour l’entreprise.
3. Vous avez une visibilité réduite sur les opérations : Les processus manuels peuvent nuire à la visibilité en temps réel des activités quotidiennes de l’entreprise. Sans système ERP, vous risquez de ne pas pouvoir suivre les indicateurs clés de performance ou l’avancement des projets avec rapidité et précision. Vous pouvez aussi avoir du mal à identifier les domaines à l’origine de retards ou de goulots d’étranglement dans la production.
4. Vos processus manuels causent des difficultés : Les processus manuels demandent beaucoup de travail et de temps, entraînant des inefficacités et des retards. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de gérer des tâches complexes comme la budgétisation, les prévisions et le suivi des comptes clients. Les processus manuels impliquent souvent des documents papier plus longs à traiter et exigent plus de travail manuel que les systèmes automatisés. Ils peuvent par ailleurs fournir des données imprécises ou nuire à la visibilité des processus. De plus, la saisie manuelle des données et les processus sont sujets à des erreurs et à des imprécisions.
5. Vos données clients sont dispersées dans différents systèmes : Il peut être difficile de se faire une idée globale d’un client si les données le concernant sont disséminées dans différents systèmes. Ceci peut entraîner des pertes d’opportunités et des retards dans le traitement des commandes ou la fourniture d’un service en temps voulu. De plus, il peut être difficile d’identifier des tendances ou d’obtenir des informations sur le comportement des clients lorsque les données ne sont pas stockées au même endroit.
6. Vous voulez faire face à la concurrence : À l’ère du numérique, être à la traîne de la concurrence peut s’avérer coûteux. Les entreprises qui recourent à des processus manuels ou à plusieurs logiciels pour effectuer les mêmes tâches risquent de ne pas pouvoir rivaliser avec leurs concurrents qui utilisent un système ERP. La possibilité d’accéder à des données et à des informations en temps réel, d’améliorer le service à la clientèle, de gérer les opérations plus efficacement et d’automatiser les tâches sont autant d’avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise.

Si l’un de ces signes vous semble familier, il est temps d’envisager d’investir dans un système ERP. En implantant le bon système pour votre entreprise, vous pourrez prendre une longueur d’avance sur la concurrence et économiser temps, argent et ressources.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour savoir comment nous pouvons vous aider à simplifier votre transition vers un logiciel ERP tel que SAP Business One.

QUELS SONT LES COÛTS RÉELS D'UN SYSTÈME ERP?

Un logiciel ERP peut représenter un investissement substantiel pour toute entreprise, il faut donc bien comprendre les coûts réels associés à l’implantation d’un tel logiciel.

Bien que les coûts exacts varient en fonction de facteurs comme la complexité et la personnalisation, plusieurs dépenses importantes doivent être prises en considération avant de choisir une solution en particulier.

1. Droits de licence : Le premier coût important des logiciels ERP est celui des droits de licence. Les frais de licence peuvent varier considérablement en fonction du type de logiciel et des fonctionnalités requises. De plus, de nombreux fournisseurs proposent des frais de maintenance annuels pour maintenir le logiciel à jour avec les normes de l’industrie. Dans le cas d’un ERP en nuage, le paiement est habituellement sous forme d’abonnement.
2. Coûts de maintenance : Outre les frais de licence initiaux, un système ERP implique des coûts de maintenance récurrents. Ces coûts comprennent le paiement pour les mises à jour et d’éventuelles fonctionnalités supplémentaires, ainsi que le coût de l’embauche du personnel chargé de gérer le système.
3. Formation : La formation du personnel à l’utilisation de la technologie ERP est indispensable à la réussite de l’implantation. Elle peut être dispensée sur place ou en ligne, ce qui peut s’avérer coûteux en fonction de la taille de votre entreprise.
4. Migration des données : La migration des données est un facteur essentiel à la réussite de tout système ERP. Elle consiste à transférer toutes les données existantes d’un système à l’autre, une opération qui peut prendre un temps considérable et représenter un coût élevé.

D’autres coûts sont à prendre en compte lors de l’implantation d’un système ERP. Ils incluent les coûts du matériel, les frais de consultation et le coût de la personnalisation selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Ces coûts peuvent s’additionner rapidement et entraîner des dépenses importantes pour l’entreprise. Il est important de comprendre tous les coûts associés avant de choisir un logiciel ERP — et de ne pas se concentrer uniquement sur les frais de droit de licence initiaux.

Heureusement, le coût des systèmes ERP a baissé ces dernières années avec les progrès de l’informatique en nuage et des modèles SaaS (Software-as-a-Service). Cela signifie que les entreprises peuvent désormais implanter un logiciel ERP sans se ruiner. La plupart des fournisseurs proposent d’ailleurs des options de financement ou d’autres modalités de paiement afin de leur permettre de tirer le meilleur parti de leurs investissements.

En planifiant correctement et en tenant compte de tous les coûts impliqués, les entreprises peuvent s’assurer que le logiciel ERP est le meilleur choix pour leur exploitation — et en tirer le maximum d’avantages sans faire exploser leur budget.

DÉFIS LIÉS À L'IMPLANTATION D'UN SYSTÈME ERP

Implanter une solution logicielle ERP n’est pas une mince affaire, car cela exige une planification et des ressources considérables pour garantir la réussite du projet. Beaucoup d’entreprises peuvent avoir du mal à faire la transition entre les processus manuels et les processus automatisés en raison des nombreux défis que représente une modification de système.

Voici quelques-uns des principaux défis auxquels votre entreprise pourrait être confrontée lors de l’implantation d’un système ERP :

1. Migration des données : Un des plus grands obstacles pour les PME qui souhaitent changer leur système et leurs processus est la migration des données. Pour ce faire, il est important de collecter tous les points de données pertinents devant être transférés dans le nouveau système. La complexité de ce processus dépend en grande partie de l’ampleur et de la portée des activités de votre entreprise et du type de logiciel ERP que vous utilisez.
2. Budget : Les systèmes ERP peuvent être coûteux et, s’ils ne sont pas planifiés correctement, peuvent occasionner des coûts supplémentaires ou des retards dus à l’ajustement des budgets. Il est vivement recommandé aux PME de bien connaître leur budget avant l’implantation d’un ERP, en tenant compte des frais d’implantation, des coûts de maintenance et des frais de formation continue.
3. Gestion du changement : Pour les employés habitués aux processus manuels et à la saisie de données, un changement brusque du jour au lendemain peut demander un certain temps d’adaptation. Pour qu’un plan d’implantation soit couronné de succès, les personnes touchées par le nouveau système ERP doivent adhérer au changement. Cela suppose de tenir compte du rôle de chaque partie prenante au projet et de dispenser une formation adéquate pour les aider à comprendre le fonctionnement du système.
4. Compatibilité : Les systèmes ERP nécessitent un certain niveau de compatibilité avec le matériel informatique et les logiciels existants. S’ils ne s’intègrent pas correctement, des retards onéreux ou l’annulation pure et simple du projet risquent de se produire. Pour réussir leur implantation, les entreprises doivent investir dans une équipe informatique expérimentée, capable d’évaluer l’infrastructure technologique actuelle et de déterminer les changements à apporter.

Enfin, lorsqu’elles implantent un système ERP, les PME doivent prévoir une planification stratégique ainsi que des investissements financiers dans leur processus budgétaire. Il est également important que les décideurs évaluent attentivement tous les défis qui pourraient survenir au cours du processus, comme la migration des données, le budget, la gestion du changement et la compatibilité.

En procédant de la sorte, les PME peuvent anticiper les problèmes éventuels et s’assurer que l’implantation de l’ERP est une réussite pour leur entreprise.

MEILLEURES PRATIQUES POUR UNE L'IMPLANTATION D'UN SYSTÈME ERP RÉUSSIE

Votre entreprise doit avoir une vision claire des difficultés qui peuvent survenir au cours de l’implantation et des ressources nécessaires pour les surmonter pour réussir l’implantation d’un système ERP.

• Connaissez vos besoins : Pour les PME qui considèrent un logiciel ERP pour la première fois, il est important que les besoins et les objectifs de l’entreprise soient évalués en détail avant d’opter pour la solution la plus judicieuse. Pour ce faire, vous pouvez faire appel à un prestataire de services qualifié capable de vous conseiller sur les principaux éléments tels que l’intégration du système ERP, la formation des utilisateurs, la migration des données, les personnalisations (le cas échéant), etc. Ces discussions préalables permettront d’allouer efficacement les ressources et de fixer des délais réalistes dès le départ.
  
  
• Choisissez la bonne équipe : Votre projet d’implantation d’une solution ERP nécessitera une combinaison d’expertise technique et fonctionnelle provenant de différents domaines d’activité tels que la finance, les opérations, l’informatique, etc. Il faut donc identifier les bonnes personnes dès le début du processus et veiller à ce que chacun comprenne le rôle qu’il a à jouer dans le projet. Travailler en équipe permet de s’assurer que tous les problèmes potentiels seront résolus rapidement et efficacement.
  
  
• Créez un échéancier avec des étapes clés : Avoir un échéancier précis pour l’implantation de votre système ERP vous aidera à identifier rapidement les goulets d’étranglement ou les déviations par rapport au plan. Il est également important de fixer des échéances pour les étapes clés afin que les parties prenantes puissent régulièrement faire le point sur les progrès accomplis et apporter les ajustements nécessaires.
  
  
• Réalisez des tests de contrôle et d'assurance qualité : Il est essentiel de tester le logiciel ERP avant la mise en service pour s’assurer que tous les aspects techniques et fonctionnels fonctionnent comme prévu. Il faut notamment tester la migration des données, les personnalisations (le cas échéant), les interfaces utilisateur et les autres intégrations d’applications. Des contrôles de qualité doivent aussi être effectués régulièrement afin d’identifier les problèmes éventuels avant qu’ils atteignent des proportions plus importantes.
  
  
• Dispensez une formation adéquate : Comme nous l’avons déjà mentionné, le passage de processus manuels à des processus automatisés peut prendre un certain temps aux employés. Toute implantation d’un système ERP doit prévoir des activités de formation et d’intégration suffisantes pour toutes les personnes touchées par le système, afin qu’elles puissent facilement faire la transition vers leurs nouvelles fonctions.
  
  
• Améliorez et optimisez en permanence vos processus : Une fois le nouveau système ERP opérationnel, il est important de veiller à ce que les processus soient vérifiés régulièrement pour identifier les domaines à améliorer. Cela peut inclure de modifier les interfaces utilisateurs, les personnalisations, les intégrations, etc. L’optimisation continue du système permettra aux PME d’exploiter au mieux leur solution ERP en termes de réduction des coûts et d’amélioration de l’efficacité.
  
  
• Communiquez régulièrement avec les parties prenantes : Tout au long du projet, les parties prenantes doivent demeurer informées de l’état d’avancement et de toute déviation par rapport au plan. Communiquer le plus régulièrement possible permet à tous ceux qui participent au projet d’avoir une vision claire de l’état d’avancement et de prendre les décisions qui s’imposent en temps voulu.
  
  
• Attendez-vous à des imprévus : Enfin, implanter un système ERP peut s’avérer complexe, et il est toujours possible que des imprévus surviennent au cours de route. En avoir conscience et prendre les mesures nécessaires pour s’y préparer est essentiel pour garantir une implantation réussie.