« Le traitement des commandes étant accéléré, nous sommes désormais en mesure de répondre plus efficacement aux demandes des clients. SAP Business One est parfaitement adaptée aux besoins de l'entreprise. »
EN UN CLIN D’OEIL
L'ENTREPRISE
- Produits et services : Vente de solutions d’outils de coupe
- Emplacements : Burlington, Ontario (siège social) et Montréal, Québec
- Chiffre d’affaires: plus de 10 M $
- Employés : 15 à 20
OBJECTIFS
- Combiner plusieurs systèmes en un seul
- Améliorer la gestion des données comptables et financières
- Avoir une vue en temps réel des activités pancanadiennes
- Soutenir les projets de croissance
SOLUTIONS CHOISIES
- SAP Business One
- BoyumIT B1 Usability Package
- BoyumIT B1 Print and Delivery
- Produmex Scan
- Focus Point
POURQUOI SAP?
- Consolidation des systèmes sur une seule plateforme
- Ensemble de modules de gestion financière intégrée
- Visibilité et contrôle opérationnels complets
- Solution évolutive selon la croissance
AVANTAGES
- Gestion des données améliorées
- Réduction du risque d’erreurs humaines
- Visibilité sur tous les aspects de l’entreprise
- Mise à l’échelle sans effort pour soutenir la croissance
POURQUOI FORGESTIK ?
- Implantation flexible et abordable
- Prise en charge d’implantations multisites
- Formation pendant et après l’implantation
- Compétence démontrée des conseillers
UNE SOLUTION CONSOLIDÉE POUR BÂTIR LES PROJETS D’AVENIR
YG-1 compte parmi les 5 plus grands fabricants au monde d’outillage industriel. Fondée en 1981, l’entreprise de renommée internationale se spécialise dans la fabrication et la vente d’outils de coupe. Son siège social est situé en Corée du Sud et ses produits sont vendus dans 75 pays à partir de ses 27 bureaux de vente à l’international.
YG-1 exploite plusieurs centres R et D, unités de production, bureaux commerciaux et entrepôts logistiques dans le monde entier, dont deux bureaux principaux situés en Ontario et au Québec.
QUAND LES SYSTÈMES DE GESTION DÉCONNECTÉS NUISENT À LA PROFITABILITÉ DE L’ENTREPRISE
Les systèmes de gestion déconnectés occasionnent des silos d’information : données fragmentaires, visibilité restreinte sur les activités des entreprises, erreurs humaines, de même qu’un manque de contrôle généralisé.
Dans le cas de la division canadienne de YG-1, les bureaux de l’Ontario et du Québec partagent un système de gestion maison qui est le fruit d’une précédente fusion de leurs solutions respectives, en plus de logiciels de gestion financière distincts. Le manque d’intégration et l’obsolescence des deux systèmes nuisent au partage des données de sorte que la visibilité sur les opérations fait défaut.
Les pertes de temps et les erreurs s’accumulent. Il devient de plus en plus difficile pour YG-1 Canada d’exploiter judicieusement ses ressources, de soutenir ses projets d’avenir et de demeurer réactive face aux demandes des clients. Les différents services peinent à coordonner leurs actions par manque de données fiables, ce qui a des effets négatifs sur la satisfaction de la clientèle et la profitabilité de l’entreprise.
« Peu après mon arrivée chez YG-1 Canada, j’ai réalisé qu’il fallait prendre des mesures sans tarder pour se procurer un nouveau système de gestion ERP », se souvient Woosung Jung, vice-président chez YG-1 Canada.
SAP BUSINESS ONE : UNE SOLUTION INTÉGRÉE ET ÉVOLUTIVE
Le nouveau système de gestion ERP devait à la fois prendre en charge l’automatisation de certains processus et comporter un module de gestion financière complet. Un autre élément à considérer était que le siège social prévoyait que l’ensemble de ses filiales exploite éventuellement une solution SAP. C’est pourquoi le choix s’est naturellement porté sur SAP Business One,
« Une des exigences essentielles était l’évolutivité de la solution ERP au gré de la croissance de l’entreprise. À terme, un facteur clé de succès sera la réussite de notre projet de portail client en libre-service intégré à même SAP qui permettra aux clients d’entrer eux-mêmes leurs commandes et d’en vérifier le statut. Ceci se traduira inévitablement par une augmentation des ventes. Nous envisageons aussi dans l’avenir de connecter notre serveur SAP à celui des autres divisions YG-1 pour échanger des informations clés en temps réel. Notre but ultime est de satisfaire les clients avec un processus d’approvisionnement plus fluide, une gestion des stocks qui communique des informations fiables en temps réel afin d’optimiser le traitement des commandes de nos clients » ajoute-t-il.
DES PROCESSUS FACILITÉS POUR UN SERVICE CLIENT AMÉLIORÉ
Une fois la mise en œuvre de SAP Business One complétée, tant les décideurs que les utilisateurs conviennent que la nouvelle solution ERP est parfaitement adaptée aux besoins de l’entreprise.
Pour aider les utilisateurs à s’approprier le nouveau logiciel, l’équipe de conseillers de Forgestik donne des séances de formation. Rapidement, on constate que la solution ERP offre davantage de possibilités grâce à de nouvelles fonctionnalités et automatisations qui facilitent les tâches et les processus au quotidien. Le traitement des commandes est accéléré : YG-1 est désormais en mesure de répondre plus efficacement aux demandes des clients. Les confirmations de commandes par courriel sont envoyées directement depuis SAP Business One, ce qui a un impact positif sur la satisfaction de la clientèle.
Peu après l’implantation, YG‑1 Canada fait l’acquisition d’une licence B1 Usability Package « B1UP TM » de Boyum IT®, une solution sous forme de module d’extension conçue pour configurer et automatiser SAP Business One selon ses besoins spécifiques et sans effort. L’outil offre un ensemble d’outils d’analyse, de rapports, et de fonctionnalités avancées qui aident par exemple à réduire les erreurs administratives.
FORGESTIK : UNE ÉQUIPE-PROJET HAUTEMENT SPÉCIALISÉE ET EXPÉRIMENTÉE
YG-1 Canada est plus que satisfait de la collaboration avec les conseillers de l’équipe-projet de Forgestik. « Forgestik nous a recommandé d’implanter des applications supplémentaires qu’une fois après avoir maîtrisé la version standard de la solution SAP Business One, ce qui m’a vraiment impressionné. Nous avions pleine confiance en l’équipe en place pour la suite du projet. » mentionne monsieur Jung.
Par ailleurs, l’apport du chef de projet de Forgestik a été fort apprécié par sa capacité à régler les problèmes à mesure qu’ils survenaient.
De la même façon, la contribution d’un conseiller Forgestik avec une solide expérience sur le terrain dans le domaine de la finance a été un atout inestimable. Il a su aider YG- 1 Canada à tirer pleinement partie de SAP Business One en termes de fiscalité, de comptabilité, de trésorerie, etc.
