Système financier pour OBNL : guide pour directeurs financiers

Choisir un système financier pour votre OBNL : liste de vérification à l’intention des directeurs financiers

Choisir un nouveau système financier est l’une des décisions d’infrastructure les plus importantes qu’un directeur financier d’OBNL puisse prendre. Il ne s’agit pas seulement de remplacer un logiciel désuet, mais bien de poser les bases de la transparence, de la reddition de comptes et de la croissance à long terme. Cet article présente une liste de vérification complète conçue pour vous guider dans le choix d’un nouveau système financier adapté aux réalités des organismes à but non lucratif.

Que vous jongliez avec des outils fragmentés, que vous passiez trop de temps à produire des rapports pour vos bailleurs de fonds à partir de feuilles de calcul, ou que vous manquiez de visibilité sur vos finances, un système financier moderne peut vous aider. Mais tous les systèmes ne se valent pas. Cependant, bon nombre de fournisseurs ne comprennent pas les besoins propres aux OBNL — comme la gestion multi-entités, le suivi des subventions, la conformité et la comptabilité par fonds.

Cette liste a été conçue pour aider les directeurs financiers d’OBNL à aller à l’essentiel, à rester stratégiques et à prendre une décision éclairée qui soutiendra leur mission aujourd’hui et pour les années à venir. 

1. Planification avant l'implantation 

Définir les objectifs et les priorités financières

La définition des objectifs et des priorités financières constitue une étape fondamentale dans la mise en place d’un organisme à but non lucratif. Ce processus implique de cerner vos besoins financiers, de bâtir un budget et d’élaborer un plan pour atteindre une viabilité financière — tout en assurant une cohérence avec votre mission et votre vision.

Pour définir vos objectifs et vos priorités financières, suivez les étapes suivantes :

1. Réaliser une analyse des besoins : déterminez les exigences financières essentielles au bon fonctionnement de votre organisme.
2. Élaborer un budget : établissez une projection des revenus et des dépenses pour tracer une feuille de route financière.
3. Mettre en place un plan de viabilité : développez des stratégies de financement et de rédaction de demandes de subventions pour assurer la santé financière à long terme.
4. Définir des indicateurs clés de performance (KPI) : fixez des objectifs mesurables pour suivre vos progrès financiers.
5. Réviser régulièrement : évaluez périodiquement vos objectifs financiers pour vous assurer qu’ils restent en phase avec la mission et la vision de votre organisme.

En suivant ces étapes, vous poserez les bases d’une structure financière solide, capable de soutenir la mission de votre OBNL et d’en assurer la pérennité.

2. Aligner le système sur la stratégie organisationnelle et l’énoncé de mission

Avant de comparer les fonctionnalités ou d’évaluer les fournisseurs, prenez du recul et réfléchissez à la mission de votre organisme ainsi qu’à vos objectifs stratégiques pour les trois à cinq prochaines années.

Votre organisation prévoit-elle de :

• Déployer ses programmes dans de nouveaux emplacements ?
• Diversifier ses sources de financement ?
• Centraliser les fonctions financières à travers plusieurs entités ?
• Se préparer à une fusion ?
• Renforcer sa capacité à faire face aux audits ?

Votre système financier doit soutenir ces objectifs — et non les freiner. Si vous envisagez une expansion à l’international, il vous faudra des fonctionnalités multi-devises. Si vous centralisez vos finances, le système devra permettre la gestion fluide de plusieurs entités ou emplacements. Plus votre stratégie est claire, plus il sera facile de définir les exigences du système.

Questions clés à se poser :

• À quoi devrait ressembler notre fonction finance dans trois ans ?
• Prévoyons-nous une augmentation des exigences en matière de conformité, d’audits ou de production de rapports ?
• Quel niveau de croissance anticipons-nous (budget, nombre de programmes, taille de l’équipe) ?
• Sommes-nous prêts à respecter des lois du travail et des obligations réglementaires en constante évolution ?

3. Obtenir l’adhésion du conseil d’administration et des parties prenantes dès le départ

Les directeurs financiers pilotent souvent le choix d’un nouveau système, mais la fonction finance ne travaille pas en silo. Dans les OBNL, les équipes des opérations, du développement, des programmes et des TI s’appuient souvent sur les données financières. Il est donc essentiel de les inclure dès le début du processus.

Cette mobilisation peut commencer par une première réunion de lancement avec le conseil d’administration pour établir un lien de confiance et discuter des enjeux critiques.

L’implication des parties prenantes favorise :

• L’adoption du système
• L’harmonisation des flux de travail
• L’exactitude des données
• La cohérence des rapports

Faire participer les utilisateurs finaux permet d’éviter les mauvaises surprises du type : « Je ne peux pas suivre les dépenses des programmes comme je le souhaiterais » ou « L’équipe de développement ne peut pas relier les dons à leur impact. » Cela renforce aussi la justification de l’investissement lorsqu’on démontre que plusieurs services en bénéficieront.

Liste de vérification :

• Identifier les utilisateurs clés dans chaque service
• Documenter leurs irritants actuels
• Tenir une séance de découverte pour recueillir les besoins interfonctionnels
• Cartographier les accès requis et les cas d’utilisation du système
• Planifier une première réunion du conseil pour aligner les parties prenantes et établir des attentes claires

4. Prioriser les fonctionnalités réellement conçues pour les OBNL

De nombreux systèmes financiers prétendent s’adresser aux organismes à but non lucratif, mais ils sont souvent adaptés de modèles conçus pour les entreprises privées. Il est important de choisir une solution qui intègre dès le départ les réalités propres aux OBNL, notamment :

• La comptabilité par fonds
• Le suivi des subventions et des donateurs
• La budgétisation par projet ou par programme
• La consolidation multi-entités
• La production de rapports de conformité
• La gestion des fonds affectés vs non affectés
• L’imputation des coûts partagés entre les programmes

Assurez-vous que le système peut gérer les tâches de conformité essentielles, comme la gestion de votre numéro d’identification d’employeur et les exigences réglementaires en vigueur.

Les systèmes génériques nécessitent souvent des personnalisations coûteuses pour répondre à ces besoins — ou vous forcent à adopter des solutions de contournement inefficaces.

Signaux d’alerte :

• Le fournisseur est incapable d’expliquer clairement comment le système gère les fonds affectés
• Le suivi des subventions ou des dons repose sur des chiffriers ou des modules complémentaires
• La production de rapports semble secondaire ou peu flexible
• Le système ne prend pas en charge la classification ni la gestion adéquate des sous-traitants indépendants

5. Évaluer les systèmes financiers en place

Analyser les processus financiers actuels

Évaluer vos processus financiers actuels est une étape cruciale pour assurer le bon fonctionnement et l’efficacité de votre organisme à but non lucratif. Cela implique une analyse approfondie de vos systèmes financiers, incluant les logiciels comptables, les processus de budgétisation et la production de rapports financiers.

Voici les étapes à suivre pour mener cette évaluation :

1. Analyser les états financiers : examinez votre bilan, votre état des résultats et votre état des flux de trésorerie afin de bien comprendre votre situation financière.
2. Évaluer le logiciel comptable : déterminez si votre logiciel actuel répond toujours aux besoins de votre organisme ou s’il est temps de le remplacer.
3. Revoir les processus de budgétisation : assurez-vous que vos processus budgétaires permettent une répartition efficace des ressources pour soutenir vos programmes et initiatives.
4. Vérifier la conformité : examinez vos obligations en matière de production de rapports financiers pour garantir le respect des normes réglementaires.
5. Repérer les points à améliorer : identifiez les inefficacités dans vos processus et élaborez un plan pour apporter les améliorations nécessaires.

En procédant à cette évaluation rigoureuse, vous serez en mesure de cerner les améliorations à apporter, de répondre adéquatement aux exigences de conformité et d’optimiser l’efficacité globale de votre organisme.

6. Évaluer les besoins en matière de production de rapports et de visibilité financière

L’un des principaux moteurs du changement de système financier dans les OBNL est la reddition de comptes. Les organismes doivent rendre des comptes à leurs bailleurs de fonds, à leur conseil d’administration, aux auditeurs et aux autorités réglementaires — souvent avec différentes versions des mêmes données.

Il devrait notamment permettre :

• La création de tableaux de bord personnalisables pour des informations en temps réel
• Des rapports adaptés aux rôles (finance, programmes, collecte de fonds)
• La production aisée de rapports par subvention, par fonds ou par programme
• Une navigation interactive permettant d’explorer les données, du résumé aux transactions détaillées
• L’exportation ou la planification automatique des rapports

Évitez les systèmes qui obligent constamment l’équipe financière à exporter des données vers Excel pour obtenir une vue personnalisée. C’est souvent le signe que le système n’est pas conçu pour assurer une réelle transparence.

Fonctionnalités incontournables :

• Tableaux de bord en temps réel adaptés à chaque rôle
• Rapports intégrés pour la conformité et la préparation aux audits
• Automatisation des rapports récurrents ou mensuels
• Rapports détaillés sur les subventions pour suivre les allocations et les dépenses associées

7. Évaluer les capacités d’intégration

Votre système financier ne fonctionne pas en vase clos — il fait partie d’un écosystème technologique plus vaste. Il doit pouvoir s’intégrer de manière fluide avec d’autres outils essentiels, tels que :

• Les logiciels de gestion des donateurs ou CRM
• Les systèmes de paie et de ressources humaines
• Les plateformes de gestion des subventions
• Les outils de suivi du temps et des dépenses
• Les solutions d’approvisionnement

Recherchez des API ouvertes, des intégrations préconfigurées ou, à tout le moins, une feuille de route claire en matière d’intégration. Un système financier isolé entraîne des saisies de données en double, des écarts dans la production de rapports et un risque accru d’erreurs.

Des descriptions de poste bien définies pour les membres du personnel chargés de ces intégrations peuvent faciliter le processus et assurer une meilleure imputabilité.

Questions à se poser :

• Avec quels systèmes la fonction finance doit-elle s’intégrer dès maintenant ?
• Existe-t-il des processus manuels qui pourraient être automatisés au moyen d’une intégration ?
• Est-il facile de connecter le nouveau système à notre environnement technologique actuel ?
• Y a-t-il des exigences légales à considérer pour intégrer ces solutions à notre système existant ?

8. Évaluer l'expérience utilisateur et l'accessibilité

Un système performant mais difficile à utiliser n’apportera pas les résultats escomptés. Les OBNL fonctionnent souvent avec des équipes restreintes — votre solution doit donc être un levier pour vos utilisateurs, non une source de frustration.

Éléments clés à considérer :

• L’interface est-elle intuitive ?
• Le personnel non financier (comme les gestionnaires de programme) peut-il générer des rapports ou saisir des données sans formation intensive ?
• Le système est-il infonuagique, avec un accès sécurisé à distance ?
• Des fonctionnalités mobiles sont-elles offertes pour les approbations ou le suivi du temps ?

Réfléchissez également à la manière dont le système s’intègre aux plateformes de médias sociaux, afin de soutenir votre présence en ligne et l’engagement de votre communauté.

L’expérience utilisateur peut faire toute la différence entre un déploiement réussi et un échec. Priorisez les systèmes qui offrent une prise en main rapide, des flux de travail clairs et des outils de production de rapports en libre-service.

9. Prévoir l’évolutivité et la flexibilité

Vous n’investissez pas seulement pour aujourd’hui — vous préparez l’avenir. Votre nouveau système doit pouvoir évoluer avec votre organisme. Cela inclut la capacité de  :

• Ajouter de nouvelles entités ou de nouveaux emplacements
• Gérer une augmentation du volume de transactions
• Prendre en charge plusieurs devises ou langues
• Accommoder un plus grand nombre d’utilisateurs ou une complexité accrue des données

Assurez-vous également que le système peut gérer les exigences liées au maintien de votre statut d’organisme exonéré d’impôt à mesure que vous grandissez.

La flexibilité est particulièrement importante pour les OBNL, où les sources de financement et les opérations peuvent changer rapidement — qu’il s’agisse de subventions, de situations d’urgence ou de nouveaux partenariats.

Choisissez une solution qui ne vous forcera pas à procéder à une mise à niveau coûteuse — ou pire, à un remplacement complet — si votre organisation évolue de façon significative.

10. Comprendre les rouages du système : sécurité, conformité et contrôles

Les organismes à but non lucratif manipulent des données sensibles : informations sur les donateurs, paie, paiements et données financières. Votre système doit assurer la protection de ces données tout en garantissant la transparence. Ces fonctionnalités sont essentielles pour maintenir la confiance et la transparence avec vos parties prenantes.

Assurez-vous que la plateforme offre :

• Des autorisations basées sur les rôles
• Un historique des modifications et des pistes d’audit
• Une séparation des tâches appropriée
• La conformité aux normes SOC 1 et/ou SOC 2
• Une infrastructure infonuagique sécurisée avec des sauvegardes régulières

Pensez également à la conformité avec les exigences fiscales locales, aux normes comptables applicables aux organismes sans but lucratif, ainsi qu’aux autres règlements financiers pertinents selon la taille et la juridiction de votre organisation.

11. Gouvernance et gestion du conseil d’administration

Soutenir les membres du conseil et optimiser les réunions

Soutenir efficacement les membres de votre conseil d’administration et assurer le bon déroulement des réunions est essentiel pour la gouvernance et les processus décisionnels de votre organisme à but non lucratif. Offrir aux administrateurs les ressources et les informations nécessaires leur permet de prendre des décisions éclairées, en cohérence avec la mission de votre organisation.

Voici les étapes à suivre pour soutenir votre conseil et améliorer la tenue des réunions :

1. Élaborer un manuel complet du conseil : présentez la structure de gouvernance, les politiques et les procédures de votre organisme pour offrir un point de référence clair aux membres du conseil.
2. Fournir régulièrement des rapports financiers : tenez les administrateurs informés grâce à des rapports à jour et à des bilans d’avancement.
3. Assurer l’accès aux ressources : proposez des formations et des occasions de développement pour renforcer les compétences des membres du conseil.
4. Établir une communication efficace : mettez en place un plan de communication clair pour favoriser l’engagement et l’information continue.
5. Évaluer les réunions du conseil : analysez régulièrement l’efficacité des réunions et apportez les améliorations nécessaires.

En soutenant activement votre conseil d’administration et en optimisant vos réunions, vous renforcez la gouvernance de votre OBNL et assurez des décisions alignées sur votre mission et vos objectifs stratégiques.

12. Examinez en détail les modalités d’implantation et de soutien

C’est souvent à l’étape de l’implantation que les projets réussissent… ou échouent. Ne vous contentez pas de demander : « Combien de temps cela prendra-t-il ? » — intéressez-vous plutôt à la façon dont l’implantation sera encadrée.

Assurez-vous d’obtenir des précisions sur les éléments suivants :

• Qui dirigera le projet du côté du fournisseur ?
• Bénéficierez-vous d’un gestionnaire d’implantation attitré ?
• L’accompagnement au démarrage est-il adapté aux organismes à but non lucratif ?
• Quelle formation est incluse — et qu’est-ce qui entraînera des frais supplémentaires ?
• Quel type de soutien est offert après le lancement ?
• Il est essentiel d’impliquer les personnes clés, comme la vice-présidence aux finances, dès le début du processus d’implantation.

Prenez aussi le temps de parler à d’autres clients. Demandez-leur comment s’est déroulée leur implantation et ce qu’ils auraient aimé faire différemment.

13. Coût total de possession : prévoir le budget dans son ensemble

Le prix affiché n’est qu’une partie du coût réel. Le coût total de possession inclut :

• Les frais de licence ou d’abonnement
• Les services d’implantation
• Les personnalisations ou modules complémentaires
• La formation et l’accompagnement au démarrage
• Le soutien continu et les mises à niveau
• Les intégrations avec des outils tiers

Assurez-vous que ce coût total de possession est en adéquation avec votre mission et vos objectifs financiers à long terme.

Les organismes à but non lucratif sous-estiment souvent les coûts internes, comme le temps consacré par les employés, les ajustements de processus ou le nettoyage des données. Pour éviter les dépassements, prévoyez une marge de manœuvre en temps et en ressources.

Un système moins coûteux à l’achat, mais qui exige des solutions de contournement interminables, peut s’avérer plus onéreux à long terme qu’un système plus dispendieux à l’acquisition, mais qui répond à vos besoins dès le départ.

14. Ne négligez pas la gestion du changement

Un nouveau système entraîne du changement — et tout changement s’accompagne inévitablement de perturbations. Il est essentiel de préparer, d’informer et de soutenir votre équipe tout au long de cette transition. Cela comprend notamment :

• Une communication claire sur les raisons du changement
• Des plans de formation adaptés à chaque rôle
• Des ambassadeurs internes ou des « super utilisateurs »
• Des mécanismes de rétroaction tout au long du déploiement
• Du temps prévu pour l’apprentissage et l’adaptation

Envisagez de contacter d’autres OBNL pour tirer des leçons de leurs propres expériences en matière de gestion du changement.

Un système n’est jamais meilleur que ses utilisateurs. Donnez à votre équipe les moyens de réussir.

En résumé

Choisir un nouveau système financier est une décision structurante pour tout organisme à but non lucratif. Cela exige du temps, de la réflexion et une mobilisation concertée de vos équipes. Mais lorsqu’elle est bien menée, cette démarche ouvre la voie à une plus grande transparence, à une meilleure gestion des ressources et à un impact accru. Cette liste de vérification a été conçue pour vous accompagner à chaque étape du processus, de la stratégie globale à l’évaluation concrète des options, afin de vous aider à prendre une décision éclairée et alignée sur votre mission.

Utilisez cette liste comme guide tout au long du processus — de la vision d’ensemble à l’analyse détaillée. Concentrez-vous sur l’essentiel : outiller votre équipe financière, améliorer la visibilité de vos données, et renforcer votre capacité à accomplir votre mission.

Vous souhaitez approfondir la manière dont votre organisation peut optimiser la gestion financière, renforcer ses opérations et améliorer la relation avec ses donateurs ? Discutons ensemble des solutions intelligentes qui peuvent vous aider à bâtir un impact durable.

Prêt à renforcer la résilience de votre organisation ? Explorez la solution Sage Intacct pour en savoir plus.